Documentbeheer
Dagelijks worden in uw organisatie massa's documenten gecreëerd, bewerkt, verzonden en ontvangen. Het is van cruciaal belang deze documentenstroom in goede banen te leiden. Meestal worden documenten opgeslagen op een fileshare op een server. Heel wat documenten of versies van een document blijven bij een gebruiker op de locale pc achter. Met alle gevolgen van dien. Ook het onderbrengen in folders en subfolders biedt niet altijd een goede oplossing ("waar heb ik dit document ook weer opgeslagen?").
Metadata
Een betere manier om uw documenten te beheren is de documenten te voorzien van metadata. Het gaat om extra informatie die aan een document wordt toegevoegd zoals:
- Oorspronkelijke auteur van het document
- Datum en auteur van laatste aanpassing
- Versie van het document
- Klant waaraan dit document is verbonden
- Categorie en evt. subcategorie
- Soort document (bijvoorbeeld: offerte, bestelbon, procedure...)
Dankzij deze metadata kan u later de documenten weergeven vanuit verschillende invalshoeken.
Bijvoorbeeld:
- Een overzicht van alle offertes tussen bepaalde data
- Alle documenten verbonden aan één bepaalde klant
- Bestelbons van het laatste jaar van één klant
- ...
Beveiliging
Het Document Management System voorziet ook in een beveiliging. Wie mag welk document raadplegen? Mag de gebruiker het ook editeren? Mag de gebruiker het document verwijderen? De beveiliging kan op verschillende manieren: 128-bits SSL encryptie (httpS), de elektronische identiteitskaart (eID), ...
Document Life Cycle Management
Dankzij het documentbeheer heeft u steeds een duidelijk inzicht in het volledige levensverhaal van een document: van bij de creatie, over de wijziging, het doorsturen, tot en met het archiveren.
Ontwikkeling op maat
We maken een grondige analyse van de documentenstroom binnen uw organisatie. Samen met u bekijken we hoe we deze kunnen automatiseren en stroomlijnen. Het documentbeheer kan worden geïntegreerd op uw intranet.